Die Clinovate GmbH & CO KG ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in München. Wir sind IT Dienstleister im Bereich medizinischer Software.
Als verarbeitende und speichernde Firma Ihrer Daten kümmern wir uns um alle gesetzlich erforderlichen Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder allen Belangen zum Schutz Ihrer Daten wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

Clinovate NET GmbH & CO KG

Datenschutzbeauftragter
Pettenkoferstraße 30
80336 München

E-Mail: datenschutz@clinovate.de

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, indem wir diese z.B. erheben, speichern, nutzen, übermitteln oder löschen. In dieser Datenschutzerklärung geht es um personenbezogene Daten von Benutzern, die sich an einem unserer Softwareprodukte registriert und angemeldet haben und die natürliche Personen sind.
Weiterhin erheben wir Daten, die für die natürliche Kommunikation zwischen uns und von an unseren Produkten interessierten Personen benötigt werden.

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie mit uns in Kontakt treten, z. B. als Interessent, Antragsteller oder Kunde. Das bedeutet: Insbesondere, wenn Sie sich für unsere Produkte interessieren, Registrierungen an unseren Systemen durchführen, oder sich per E-Mail oder Telefon an uns wenden oder wenn Sie im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen unsere Produkte und Dienstleistungen nutzen. Weiterhin verarbeiten wir Daten aus unseren Online Services, die wir zur Steuerung und zur Sicherstellung der Datenintegrität unserer Services benötigen.

Registrierung auf unserer Webseite

Bei der Registrierung für die Nutzung unserer personalisierten Leistungen werden abhängig von der Benutzerrolle einige personenbezogene Daten erhoben. Sind Sie bei uns registriert, können Sie auf Inhalte und Leistungen zugreifen, die wir nur registrierten Nutzern anbieten. Angemeldete Nutzer haben zudem die Möglichkeit, bei Bedarf die bei Registrierung angegebenen Daten jederzeit zu ändern oder zu löschen. Selbstverständlich erteilen wir Ihnen darüber hinaus jederzeit Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten. Gerne berichtigen bzw. löschen wir diese auch auf Ihren Wunsch, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Zur Kontaktaufnahme in diesem Zusammenhang nutzen Sie bitte die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten.

SSL-Verschlüsselung

Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.

Kommentarfunktion

Wenn Nutzer Kommentare auf unserer Website hinterlassen, werden neben diesen Angaben auch der Zeitpunkt ihrer Erstellung und der zuvor durch den Websitebesucher gewählte Nutzername gespeichert. Dies dient unserer Sicherheit, da wir für widerrechtliche Inhalte auf unserer Webseite belangt werden können, auch wenn diese durch Benutzer erstellt wurden.

Newsletter

Auf Grundlage Ihrer ausdrücklich erteilten Einwilligung, übersenden wir Ihnen regelmäßig unseren Newsletter bzw. vergleichbare Informationen per E-Mail an Ihre angegebene E-Mail-Adresse. Für den Empfang des Newsletters ist die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse ausreichend. Bei der Anmeldung zum Bezug unseres Newsletters werden die von Ihnen angegebenen Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet. Abonnenten können auch über Umstände per E-Mail informiert werden, die für den Dienst oder die Registrierung relevant sind (beispielsweise Änderungen des Newsletter - Angebots oder technische Gegebenheiten). Für eine wirksame Registrierung benötigen wir eine valide E-Mail-Adresse. Um zu überprüfen, dass eine Anmeldung tatsächlich durch den Inhaber einer E-Mail-Adresse erfolgte, setzen wir das „Double-opt-in“-Verfahren ein. Hierzu protokollieren wir die Bestellung des Newsletters, den Versand einer Bestätigungsmail und den Eingang der hiermit angeforderten Antwort. Weitere Daten werden nicht erhoben. Die Daten werden ausschließlich für den Newsletter - Versand verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Die Einwilligung zur Speicherung Ihrer persönlichen Daten und ihrer Nutzung für den Newsletter - Versand können Sie jederzeit widerrufen. In jedem Newsletter findet sich dazu ein entsprechender Link. Außerdem können Sie sich jederzeit auch direkt auf dieser Webseite abmelden oder uns Ihren entsprechenden Wunsch über die angegebene Kontaktmöglichkeit mitteilen.

Kontaktformular

Treten Sie bzgl. Fragen jeglicher Art per E-Mail oder Kontaktformular mit uns in Kontakt, erteilen Sie uns zum Zwecke der Kontaktaufnahme Ihre freiwillige Einwilligung. Hierfür ist die Angabe einer validen E-Mail-Adresse erforderlich. Diese dient der Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung derselben. Die Angabe weiterer Daten ist optional. Die von Ihnen gemachten Angaben werden zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert. Nach Erledigung der von Ihnen gestellten Anfrage werden personenbezogene Daten automatisch gelöscht.

Abhängig von der Benutzerrolle speichern wir die folgenden personenbezogenen Daten in unseren Systemen:
- Persönliche Identifikationsangaben
z. B. Vor- und Nachnamen, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefon
- Arbeitgeberbezogene Daten
z. B. Name des Arbeitgebers, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefon
- Bankdaten
z. B. Name der Bank, IBAN, BIC, Kontobesitzer
- Verbindungsdaten
z. B. IP Adressen, Logdaten

Wir nutzen Ihre Daten, damit Sie unsere Produkte und Dienstleistungen in Anspruch nehmen und nutzen können.
Um unsere Verträge zu erfüllen, müssen wir Ihre Daten verarbeiten.
Das gilt auch für vorvertragliche Angaben, die Sie uns im Rahmen einer Registrierung übermitteln. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich nach dem jeweilig von Ihnen genutzten Produkt und Ihrer Nutzerrolle darin (z. B. Electronic Data Capture System als SPONSOR, CRO oder ZENTRUM)

Durchführung des Vertragsverhältnisses
Zur Durchführung der Registrierung und damit Einrichtung des Vertragsverhältnisses benötigen wir Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse, um mit Ihnen in Kontakt treten zu können. Nach Ihrer erfolgreichen Registrierung und ersten Anmeldung können weitere Daten, abgängig von der Ihnen zugewiesenen Benutzerrolle durch uns zur Abfrage kommen.
Wir nehmen beispielsweise zur Abwicklung von Zahlungsdiensten Auftragsdaten entgegen und übermitteln auftragsgemäß Zahlungsdaten an SPONSOR, CRO und das ZENTRUM (Zahlungsempfänger).
ZENTREN müssen in Studien einen Primary Investigator (PI) festlegen. Die persönlichen Daten des PI werden mit der Anerkennung der Rolle und den Pflichten eines PI rechtlich bindend gespeichert.

Was wird von der Clinovate konkret analysiert und verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die von Ihnen getätigten Eingaben in unsere Systeme mit Ihrer Person unverwechselbar in Verbindung zu bringen.
Wir analysieren bezogen auf Ihre IP Adresse die Ergebnisse von Anmeldeprotokollen und Logfiles unserer Webservices, um die Effizienz und Funktionssicherheit unserer Anwendungen zu gewährleisten.
Wir analysieren Informationen, die wir beim Websitebesuch erheben, insbesondere analysieren wir fehlerhafte Zugriffsversuche und Rechteverletzungen

Maßnahmen zu Ihrer Sicherheit
Wir nutzen u.a. Ihre personenbezogenen Daten in folgenden Fällen:
Um Sie und die von Ihnen eingegebenen Studiendaten vor betrügerischen Aktivitäten und Informationsmissbrauch zu schützen.
Dies kann unter Umständen vorkommen, wenn Sie Opfer eines Identitätsdiebstahls (z. B. Phishing) geworden sind, Ihre persönlichen Daten offengelegt wurden oder Ihr Computer gehackt wurde.
Um die IT-Sicherheit unserer Systeme gewährleisten zu können.
Um im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen Sachverhalte rechtssicher nachvollziehen und belegen zu können.

Wir nutzen Ihre Daten ausschließlich mit Ihrer Einwilligung

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Verarbeitung dieser Daten rechtmäßig.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen
Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor Inkrafttreten der europäischen DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), also vor dem 25. Mai 2018, abgegeben haben. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erarbeiteten Daten.

Wir verarbeiten Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Vorgaben

Ihre personenbezogenen Daten bei Clinovate

Innerhalb von Clinovate erhalten nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Ihre personenbezogenen Daten außerhalb der Clinovate

Wir verpflichten uns zur Wahrung des Datengeheimnisses über alle personenbezogenen Daten. Diese personenbezogenen Daten dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder Sie eingewilligt haben.

Eine gesetzliche Verpflichtung, Ihre personenbezogenen Daten an externe Stellen weiterzuleiten, kommt insbesondere bei folgenden Empfängern in Betracht:
Öffentliche Stellen, Aufsichtsbehörden und -organe
Rechtsprechungs-/Strafverfolgungsbehörden, wie z.B. Polizei, Staatsanwaltschaften, Gerichte
Anwälte und Notare.

Um unsere vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen, arbeiten wir mit anderen Unternehmen zusammen.
Diese sind ebenfalls gesetzlich verpflichtet, persönliche Daten, sofern Sie von diesen Kenntnis bekommen, mit der erforderlichen Sorgfalt zu behandeln. Welche Unternehmen zählen dazu:

M-net Telekommunikations GmbH, Emmy-Noether-Straße 2, 80992 München, Telefon: +89 452000 - Für die Bereiche Internetanbindung, Standleitungen, Telekommunikation
MUC Research GmbH, Karlsplatz 8, 80335 München, Telefon: +49 89 558703630 - Für die Bereiche Statistische Auswertungen, Studienkoordination
SPONSOR der Studie: Diese Daten entnehmen Sie bitte dem Impressum der jeweiligen Studienseite.

Dienstleister, die uns unterstützen
Auch von uns eingesetzte Dienstleister können, zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke, Daten erhalten, wenn diese das Datengeheimnis wahren und besondere Vertraulichkeitsanforderungen erfüllen. Dies können beispielsweise Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Telekommunikation oder Beratung sein.
Grundsätzlich verschlüsseln wir sämtliche Kommunikation, soweit dies technisch möglich ist. Insbesondere Telekommunikationsunternehmen haben aber unter Umständen Zugriff auf Daten aus unserem System, die wir z.B. als E-Mail verschicken. Wir sichern uns hier über die Abfrage von Standard Prozessen bei den Firmen ab. Unberührt davon gilt für alle Telekommunikationsunternehmen das Telekommunikationsgeheimnis § 88 Abs. 1 Telekommunikationsgesetz sowie in § 206 Abs. 5 StGB, wonach ein Verbot des unbefugten Abhörens, Unterdrückens, Verwertens oder Entstellens, von Fernmelde- (Fernschreib-, Fernsprech-, Funk- und Telegrafen-) Botschaften gilt.

Unter keinen Umständen verkaufen wir persönliche Daten an Dritte

Wir werden so schnell wie möglich auf alle Ihre Fragen antworten.

In einigen Fällen können oder dürfen wir keine Auskunft geben. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer zeitnah den Grund für die Verweigerung mit. Sie haben das Recht, Beschwerde einzureichen.

Welche Rechte haben Sie als Interessent oder Kunde der Clinovate, wenn es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht?

Einzelheiten ergeben sich aus den jeweiligen Regelungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (Artikel 15 bis 21):

Ihr Recht auf Auskunft, Information und Berichtigung

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Sollten Ihre Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen. Wenn wir Ihre Angaben an Dritte weitergegeben haben, informieren wir diese Dritten über Ihre Berichtigung – sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Ihr Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Aus folgenden Gründen können Sie die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen:
Wenn Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht länger benötigt werden
Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage fehlt
Wenn Sie der Verarbeitung widersprechen und es keine überwiegenden, schutzwürdigen Gründe für eine Verarbeitung gibt
Wenn Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden
Wenn Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden müssen, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen

Bitte beachten Sie, dass ein Anspruch auf Löschung davon abhängt, ob ein legitimer Grund vorliegt, der die Verarbeitung der Daten erforderlich macht.

Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Sie haben das Recht, aus einem der folgenden Gründe, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen:
Wenn die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird und wir die Möglichkeit hatten, die Richtigkeit zu überprüfen
Wenn die Verarbeitung nicht rechtmäßig erfolgt und Sie statt der Löschung eine Einschränkung der Nutzung verlangen
Wenn wir Ihre Daten nicht mehr für die Zwecke der Verarbeitung benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche brauchen
Wenn Sie Widerspruch eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob Ihre Interessen überwiegen

Ihr Recht auf Widerspruch

Wir dürfen Ihre Daten aufgrund von berechtigten Interessen oder im öffentlichen Interesse verarbeiten. In diesen Fällen haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen.

Ihr Beschwerderecht

In einzelnen Fällen kann es passieren, dass Sie nicht zufrieden mit unserer Antwort auf Ihr Anliegen sind. Dann sind Sie berechtigt, beim Datenschutzbeauftragten der Clinovate, sowie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen.

Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Ihre zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundesland Ihres Wohnsitzes, Ihrer Arbeit oder der mutmaßlichen Verletzung. Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter:

https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, personenbezogene Daten, die Sie uns gegeben haben, in einem übertragbaren Format zu erhalten.

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung benötigen wir von Ihnen folgende personenbezogene Daten:

Daten, die für die Aufnahme und die Durchführung einer Geschäftsbeziehung gebraucht werden
Daten, die für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten notwendig sind
Daten, zu deren Erhebung wir rechtlich verpflichtet sind

Ohne diese personenbezogenen Daten sind wir in der Regel nicht in der Lage, einen Vertrag mit Ihnen einzugehen oder auszuführen.

Wenn Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von Ihnen angestrebte Geschäftsbeziehung weder aufnehmen noch fortführen.

Zugang zu unseren Systemen kann nur bei Vollständigkeit der benötigten Datensätze gewährleistet werden.
Der Widerruf Ihrer Daten führt zur Sperrung Ihres Zugangs.

Wir speichern Ihre Daten nicht länger, als wir sie für die jeweiligen Verarbeitungszwecke benötigen.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese in regelmäßigen Abständen gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Aufbewahrung ist weiterhin notwendig.

Wann ist dies der Fall?

Die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten:
Zu nennen sind insbesondere das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu 10 Jahre.

Das Erhalten von Beweismitteln für rechtliche Auseinandersetzungen im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften: Zivilrechtliche Verjährungsfristen können bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Weiterhin die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Daten aus klinischen Studien und nichtinterventionellen Studien belaufen sich auf mindestens 10 Jahre und können bis zu 30 Jahre betragen.
In diesen Daten enthalten sind Audit- und Traildaten, also Daten die Identifizieren, wer, wann, wie einen Datensatz verändert hat.